CÔNG TY TNHH VIỆT TRUNG AN PHÁT ĐẠT
✅ CHECKLIST KIỂM TRA NGHIỆP VỤ XUẤT NHẬP KHẨU
I. KHẢO SÁT & TIẾP XÚC KHÁCH HÀNG
🔲 Thu thập đầy đủ thông tin KH: Tên DN – MST – Địa chỉ – Người liên hệ – Chức danh
🔲 Xác định nhu cầu cốt lõi: sản phẩm – công dụng – tiêu chuẩn – quy cách
🔲 Xác định ngành hàng có điều kiện / rủi ro pháp lý
🔲 Xác định ngân sách – deadline – thị trường nhập khẩu
🔲 Chuẩn hóa yêu cầu đầu vào bằng email / biên bản làm việc
🔲 Đánh giá sơ bộ khả năng thực hiện (Go / No Go)
🔲 Định hướng phương án tổng thể được Giám đốc phê duyệt
II. ĐÀM PHÁN KHÁCH HÀNG & BÁO GIÁ
🔲 Báo giá đủ cấu phần: giá hàng – vận chuyển – thuế – toàn bộ phí – rủi ro
🔲 Phân loại phí: phí chắc chắn / phí ước tính / phí điều kiện
🔲 Xác định rõ Incoterms – tiền tệ – thời hạn hiệu lực báo giá
🔲 Điều khoản thanh toán rõ ràng (TTR / LC / UPAS LC / DA / OA…)
🔲 Điều khoản tiến độ – phạt chậm – bất khả kháng
🔲 Điều khoản loại trừ trách nhiệm (phí phát sinh, thay đổi chính sách)
🔲 Báo giá theo mẫu chuẩn công ty
🔲 Hợp đồng / PO trình ký đúng thẩm quyền
🔲 Hồ sơ báo giá – hợp đồng scan & lưu trữ
III. QUẢN LÝ ĐIỀU KIỆN THANH TOÁN & DÒNG TIỀN
🔲 Xác định tỷ lệ đặt cọc KH trước khi triển khai
🔲 Lập lịch thu tiền theo mốc:
-
Đặt cọc
-
Trước khi xuất hàng
-
Trước khi thông quan
-
Trước khi giao hàng
🔲 Không triển khai khi KH chưa đặt cọc
🔲 Theo dõi công nợ KH theo từng đơn hàng
🔲 Công nợ quá hạn → dừng triển khai – báo Giám đốc
IV. TÌM KIẾM & ĐÀM PHÁN NHÀ CUNG CẤP
🔲 Xác minh pháp nhân: giấy phép – địa chỉ – website – năng lực nhà máy
🔲 Đánh giá NCC (giá – chất lượng – rủi ro)
🔲 Có ≥ 2–3 báo giá so sánh
🔲 Thống nhất Incoterms – MOQ – leadtime – đóng gói – nhãn mác
🔲 Thu thập catalogue – spec – test report (nếu có)
🔲 Điều kiện thanh toán NCC rõ ràng
🔲 NCC cuối cùng được Giám đốc phê duyệt
V. GỬI MẪU & XÁC NHẬN MẪU
🔲 Mẫu đúng quy cách đã thống nhất
🔲 Biên bản gửi mẫu / tracking vận đơn
🔲 KH xác nhận mẫu bằng email / văn bản
🔲 Phương án xử lý mẫu không đạt
🔲 Lưu hồ sơ xác nhận mẫu
VI. PHƯƠNG ÁN NHẬP KHẨU & CHÍNH SÁCH
🔲 Rà soát HS code (≥ 2 nguồn)
🔲 Kiểm tra thuế NK – VAT – ưu đãi C/O
🔲 Kiểm tra kiểm tra chuyên ngành – giấy phép
🔲 Đánh giá rủi ro phân luồng
🔲 Lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu
🔲 Bảng tính hiệu quả – lợi nhuận – rủi ro
🔲 Phương án được Giám đốc phê duyệt
VII. HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG
🔲 Đầy đủ điều khoản: giá – Incoterms – thanh toán – giao hàng
🔲 Điều khoản chất lượng – khiếu nại – bảo hành
🔲 Điều khoản phạt – tranh chấp – luật áp dụng
🔲 Phụ lục kỹ thuật / spec
🔲 Ký đúng thẩm quyền – đóng dấu
🔲 Lưu bản cứng & mềm
VIII. QUẢN LÝ CÔNG NỢ & CHI HỘ (TRỌNG TÂM)
A. Công nợ KH
🔲 Theo dõi công nợ theo đơn hàng
🔲 Không giao hàng khi chưa thu đủ tiền
B. Công nợ NCC
🔲 Theo dõi lịch thanh toán NCC
🔲 Không thanh toán NCC khi KH chưa thanh toán (trừ khi được duyệt)
C. Chi hộ – ứng trước
🔲 Mọi chi hộ phải gắn đơn hàng
🔲 Có bảng theo dõi chi hộ riêng
🔲 Đối soát chi hộ trước khi giao hàng
🔲 Phí không hóa đơn theo dõi riêng
D. Checkpoint tài chính
🔲 Không mở tờ khai khi chưa thu tiền
🔲 Không lấy D/O khi chưa thu đủ
🔲 Ngoại lệ → Giám đốc duyệt bằng văn bản
IX. NGÂN HÀNG & TÀI TRỢ NHẬP KHẨU
🔲 Hồ sơ phương án nhập khẩu
🔲 Làm việc ≥ 1–2 ngân hàng
🔲 Theo dõi điều kiện LC / tín dụng
🔲 Trình Giám đốc quyết định
X. NHẬP LIỆU & QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
🔲 Tạo mã đơn hàng / dự án
🔲 Nhập đủ KH – NCC – giá – Incoterms
🔲 Dữ liệu khớp hợp đồng – báo giá – PO
🔲 Cập nhật tiến độ định kỳ
XI. THEO DÕI SẢN XUẤT – VẬN CHUYỂN
🔲 Theo dõi tiến độ sản xuất
🔲 Kiểm tra đóng gói – marking – nhãn mác
🔲 Booking – lịch tàu / xe
🔲 Cập nhật ETD – ETA
XII. KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG (QC / PSI)
🔲 Phương án QC được duyệt
🔲 Biên bản kiểm tra
🔲 CAPA – xử lý sai lệch
🔲 Báo cáo Giám đốc
XIII. KIỂM TRA CHUYÊN NGÀNH
🔲 Đăng ký đúng cơ quan
🔲 Hồ sơ đúng – đủ – kịp thời
🔲 Lấy mẫu – theo dõi kết quả
XIV. CHỨNG TỪ & THÔNG QUAN
🔲 Invoice – Packing List
🔲 Bill of Lading
🔲 C/O – C/Q – COA – MSDS (nếu có)
🔲 Khai báo đúng HS – trị giá – thuế
🔲 Thông quan đúng tiến độ
XV. LOGISTICS & KHO BÃI
🔲 Kiểm soát local charge
🔲 Nhận hàng đủ số lượng – tình trạng
🔲 Biên bản giao nhận
XVI. ĐỐI SOÁT CHI PHÍ THỰC TẾ
🔲 Đối chiếu báo giá – hóa đơn – thực chi
🔲 Phân tích chênh lệch chi phí
🔲 Cập nhật giá chuẩn
XVII. XUẤT HÓA ĐƠN & GHI NHẬN DOANH THU
🔲 Đủ điều kiện xuất hóa đơn
🔲 Nội dung hóa đơn đúng hợp đồng – bàn giao
🔲 Thuế suất VAT đúng quy định
🔲 Phân biệt hàng – dịch vụ – chi hộ
🔲 Hóa đơn gắn đơn hàng
🔲 Lưu XML + PDF
🔲 Theo dõi công nợ sau xuất hóa đơn
XVIII. QUẢN LÝ TỒN KHO
🔲 Phiếu nhập kho khớp tờ khai – invoice – PL
🔲 Theo dõi tồn theo mã lô / đơn hàng
🔲 Phân loại tồn (bán / chờ giao / tồn lâu)
🔲 Phiếu xuất kho khớp hóa đơn
🔲 Kiểm kê định kỳ
🔲 Báo cáo tồn chậm luân chuyển
XIX. BÀN GIAO & HẬU MÃI
🔲 Biên bản bàn giao
🔲 Theo dõi bảo hành – khiếu nại
🔲 Chăm sóc & upsell
XX. BÁO CÁO & QUYẾT TOÁN SAU THÔNG QUAN
🔲 Báo cáo chi phí – lợi nhuận
🔲 Chuyển hồ sơ kế toán
🔲 Hỗ trợ KTSTQ / giải trình
XXI. RÀ SOÁT & LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG TỪ NHẬP KHẨU
🔲 Hợp đồng ngoại thương + phụ lục
🔲 PO – báo giá – xác nhận mẫu
🔲 Invoice – Packing List – B/L
🔲 C/O – C/Q – COA – MSDS
🔲 Tờ khai hải quan – chứng từ nộp thuế
🔲 Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành
🔲 Hóa đơn đầu vào – đầu ra
🔲 Bảng đối soát chi phí – chi hộ
🔲 Sao kê ngân hàng
🔲 Lưu bản cứng + mềm theo đơn hàng (≥10 năm)
XXII. QUẢN LÝ TRÊN ECOUNT / ERP
🔲 Tạo mã đơn hàng
🔲 Gắn toàn bộ phí – hóa đơn – chứng từ
🔲 Theo dõi công nợ – tồn kho – lợi nhuận
🔲 Chốt đơn & trình Giám đốc
XXIII. NGHIÊN CỨU & CẬP NHẬT PHÁP LÝ
🔲 Luật – Nghị định – Thông tư XNK
🔲 HS – thuế – C/O
🔲 Kiểm tra chuyên ngành – QCVN
🔲 Lưu trữ & phổ biến nội bộ
