CÔNG TY TNHH VIỆT TRUNG AN PHÁT ĐẠT
BẢNG CHỨC NĂNG & PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
1️⃣ GIÁM ĐỐC
| Nhóm chức năng | Nhiệm vụ cụ thể |
|---|---|
| Chiến lược | Định hướng ngành hàng, thị trường, phân khúc khách hàng, mô hình kinh doanh |
| Quyết định mua – bán | Phê duyệt giá bán cuối, phương án nhập khẩu, nhà cung cấp chiến lược |
| Tài chính | Phê duyệt thanh toán lớn, LC, vay vốn, hạn mức tín dụng |
| Quản trị rủi ro | Kiểm soát rủi ro pháp lý, tỷ giá, chất lượng, công nợ |
| Đối ngoại | Phiên dịch, trực tiếp làm việc cấp cao với ngân hàng, đối tác lớn, nhà máy trọng điểm |
| Kiểm soát hiệu quả | Theo dõi quy trình, thủ tục hải quan, kiểm tra chuyên ngành và hợp quy sản phẩm đối với từng lô hàng. Theo dõi lợi nhuận theo sản phẩm / dự án, quyết định dừng – mở mặt hàng |
2️⃣ CHUYÊN VIÊN KINH DOANH
| Đầu mục công việc | Chức năng |
|---|---|
| Phát triển & chăm sóc khách hàng doanh nghiệp |
Tìm kiếm, kết nối, chăm sóc và duy trì quan hệ với khách hàng doanh nghiệp; khai thác nhu cầu nhập khẩu hàng hóa hoặc có nhu cầu kết nối giao thương với đối tác Trung Quốc. Lĩnh vực chính:
|
| Báo giá – hợp đồng – hồ sơ XNK | Soạn thảo báo giá, hợp đồng mua bán, phụ lục và các hồ sơ liên quan; quản lý, lưu trữ hồ sơ khách hàng, bộ chứng từ nhập khẩu và hồ sơ bán hàng theo từng lô hàng, đơn hàng. |
| Theo dõi đơn hàng – logistics – hợp quy – giao nhận | Theo dõi tiến độ sản xuất, lịch tàu, vận chuyển, thông quan và giao hàng; phối hợp với các đơn vị liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập khẩu; thực hiện và theo dõi hồ sơ hợp quy, kiểm tra chất lượng, kiểm tra chuyên ngành và các thủ tục liên quan đến hàng hóa nhập khẩu; kiểm soát tình trạng hàng hóa, nhập kho và đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện lưu hành, giao đúng tiến độ cho khách hàng. |
| Phối hợp kế toán – theo dõi công nợ | Phối hợp với bộ phận Kế toán nội bộ trong việc kiểm tra hồ sơ thanh toán, đối chiếu công nợ khách hàng, theo dõi tiến độ thanh toán đơn hàng và bàn giao đầy đủ chứng từ liên quan phục vụ hạch toán và quyết toán. |
| Báo cáo – dữ liệu – hỗ trợ kinh doanh | Cập nhật tiến độ đơn hàng, dữ liệu khách hàng, dữ liệu nhà cung cấp và tình trạng thực hiện công việc; hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, lịch trình công tác, visa và các nội dung phục vụ hoạt động làm việc với đối tác, hội chợ và xúc tiến thương mại tại nước ngoài. |
| Cập nhật chính sách – quy định chuyên ngành | Chủ động cập nhật các quy định liên quan đến xuất nhập khẩu, hải quan, thuế, kiểm tra chuyên ngành, chính sách quản lý hàng hóa và các quy định pháp lý liên quan đến hoạt động nhập khẩu và kinh doanh của công ty. |
3️⃣BỘ PHẬN TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN (KIÊM HCNS)
A. KẾ TOÁN NỘI BỘ
| Phần hành | Nhiệm vụ cụ thể |
| Chứng từ đầu vào | – Tập hợp toàn bộ hoá đơn, chứng từ mua vào theo kỳ (tháng, quý) và bàn giao cho KT thuế. – Hoàn thiện đầy đủ 1 bộ chứng từ gồm: hoá đơn GTGT, hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao, nghiệm thu và các chứng từ đi kèm khác (nếu có). |
| Chứng từ đầu ra | – Xuất hoá đơn GTGT. – Hoàn thiện 1 bộ chứng từ bán ra tương tự như chứng từ mua vào và bàn giao cho KT thuế. |
| Ngân hàng | – Trực tiếp giao dịch các công việc phát sinh với ngân hàng (nộp tiền, rút tiền, thanh toán công nợ, hồ sơ vay giải ngân…). – Hàng kỳ xin sao kê tài khoản tiền gửi, tiền vay và các chứng từ liên quan (giấy nộp tiền, rút tiền, uỷ nhiệm chi, hợp đồng tín dụng…) bàn giao cho KT thuế. |
| Công nợ | Theo dõi công nợ phải thu – phải trả thực tế; đối chiếu với Sales & NCC; cảnh báo rủi ro |
| Lương & BHXH | – Lập danh sách người lao động (họ tên, CCCD, chức vụ, mức lương, mức đóng BHXH, thời gian vào – nghỉ việc) và báo cho KT thuế. – Làm việc trực tiếp với BHXH: đăng ký BHXH, theo dõi tăng giảm, hồ sơ ốm đau, thai sản… – Chấm công, tính lương hàng tháng. – Chi trả lương cho người lao động. |
| Hồ sơ lao động (HCNS) | – Hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ nhân sự bản cứng và/hoặc bản mềm: đơn xin việc, CCCD, bằng cấp, hợp đồng lao động, phụ lục HĐLĐ. – Theo dõi thời hạn hợp đồng lao động, nhắc gia hạn / chấm dứt theo quy định. |
| Hành chính văn phòng | – Quản lý hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài sản, hồ sơ thuê điểm kinh doanh, hồ sơ nội bộ theo phân công của Giám đốc. – Quản lý chi phí hành chính: văn phòng phẩm, điện nước, internet, chi phí vận hành văn phòng. – Mua sắm tài sản nhỏ, công cụ dụng cụ theo đề xuất và phê duyệt. |
| Phối hợp & báo cáo |
– Phối hợp với KT thuế trong việc đối chiếu số liệu, chứng từ, công nợ, tồn kho. – Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất cho Giám đốc về: công nợ, dòng tiền, chi phí, lương – nhân sự. |
| Các công việc khác |
– Thực hiện các công việc hành chính – kế toán khác theo phân công của Giám đốc, phù hợp với chức năng Kế toán nội bộ kiêm Hành chính. |
B. KẾ TOÁN THUẾ
| Phần hành | Nhiệm vụ cụ thể |
| Chứng từ đầu vào | – Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán do công ty cung cấp. – Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. – Lên tờ khai thuế GTGT, TNCN theo kỳ (tháng/quý). – Hàng kỳ, báo cáo số thuế phải nộp hoặc được khấu trừ cho doanh nghiệp. |
| Chứng từ đầu ra | |
| Sổ sách và báo cáo | – Tiếp nhận chứng từ ngân hàng. – Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. – Theo dõi công nợ phải thu, phải trả của công ty; cảnh báo & nhắc nhở nếu có rủi ro; kết hợp cùng KT nội bộ đối chiếu công nợ cho chính xác. |
| – KT thuế sẽ có trách nhiệm thực hiện nốt các công việc còn lại để hoàn thiện sổ sách và nộp BCTC cho DN: – Lập BCTC, quyết toán thuế cuối năm. – Tính toán, báo cáo số thuế phát sinh cho đơn vị. – Lập và in sổ sách theo quy định. – Hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết trong phạm vi công việc. – Tư vấn thuế dựa trên số liệu, báo cáo hàng kỳ. |
-
Kế toán nội bộ: tiền – chứng từ – vận hành thực tế
-
Kế toán thuế: chuẩn mực – tuân thủ – báo cáo – quyết toán
