CHECKLIST QUẢN LÝ HỒ SƠ NHẬP KHẨU

(Áp dụng nội bộ doanh nghiệp – 01 lô hàng = 01 checklist)

I. THÔNG TIN CHUNG LÔ HÀNG

☐ Mã lô hàng nội bộ
☐ Tên nhà cung cấp
☐ Quốc gia / Khu vực
☐ Tên hàng hóa
☐ Mã HS chính
☐ Số hợp đồng mua
☐ Số Invoice
☐ Số vận đơn (B/L – AWB – Sea Waybill)
☐ Số tờ khai hải quan
☐ Ngày thông quan
☐ Nhân sự phụ trách

II. HỒ SƠ MUA HÀNG – NHÀ CUNG CẤP

☐ Báo giá chính thức của nhà cung cấp (Quotation)

 – Có điều kiện giao hàng (Incoterms), đơn giá, thời hạn hiệu lực

☐ Hợp đồng mua bán (Sales Contract)

☐ Phụ lục hợp đồng (nếu có)

☐ Commercial Invoice

☐ Packing List

☐ Booking Confirmation / Arrival Notice

 

III. HỒ SƠ THANH TOÁN QUỐC TẾ – NGÂN HÀNG

☐ Điều khoản thanh toán (T/T – L/C – DP – DA)
☐ Swift MT103 / Giấy báo Nợ ngân hàng
☐ Sao kê tài khoản thanh toán
☐ Hồ sơ mua ngoại tệ (nếu có)
☐ Giải trình chênh lệch tỷ giá (nếu phát sinh)

IV. HỒ SƠ KỸ THUẬT & HÀNG HÓA

☐ Catalogue / Datasheet

☐ Tài liệu kỹ thuật chi tiết (Technical Specification)

☐ Lưu đồ / bản vẽ / sơ đồ kỹ thuật (nếu có)

☐ Tiêu chuẩn áp dụng (ISO, GB, ASTM, TCVN… nếu có)

☐ Hình ảnh hàng hóa thực tế ☐ Ghi chú rủi ro (HS, kiểm tra chuyên ngành)

V. HỒ SƠ THÔNG QUAN & THUẾ NHẬP KHẨU

☐ Tờ khai hải quan nhập khẩu
☐ Quyết định thông quan / Giải phóng hàng
☐ Biên bản kiểm hóa / lấy mẫu (nếu có)
☐ Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
☐ Chứng từ nộp thuế NK
☐ Chứng từ nộp VAT nhập khẩu

VI. HỒ SƠ CHI PHÍ – GIÁ VỐN LÔ HÀNG

☐ Bảng tính thuế nhập khẩu
☐ Chi phí vận chuyển quốc tế
☐ Chi phí logistics trong nước
☐ Phí dịch vụ hải quan
☐ Bảng tổng hợp GIÁ VỐN LÔ HÀNG (bắt buộc)

VII. HỒ SƠ KẾ TOÁN – THUẾ

☐ Phiếu hạch toán kế toán lô hàng
☐ Bảng phân bổ chi phí
☐ Sổ chi tiết công nợ phải trả NCC
☐ Hồ sơ khấu trừ VAT đầu vào
☐ Kết chuyển giá vốn bán hàng

VIII. HỒ SƠ KHO – VẬN CHUYỂN

☐ Phiếu nhập kho
☐ Biên bản giao nhận kho / bãi
☐ Phiếu xuất kho
☐ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (nếu có)

IX. HỒ SƠ BÁN HÀNG – HÓA ĐƠN

☐ Hợp đồng bán hàng / Thỏa thuận cung cấp
☐ Phụ lục hợp đồng (nếu có)
☐ Đơn đặt hàng / Xác nhận đặt hàng
☐ Biên bản giao nhận hàng hóa
☐ Biên bản nghiệm thu hàng hóa
☐ Hóa đơn GTGT bán hàng

Nguyên tắc: Chỉ xuất hóa đơn khi có biên bản giao nhận + nghiệm thu (trừ trường hợp thu tiền trước theo hợp đồng).

X. HỒ SƠ THANH TOÁN – CÔNG NỢ

☐ Chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp
☐ Chứng từ thu tiền khách hàng
☐ Bảng theo dõi công nợ phải thu
☐ Bảng theo dõi công nợ phải trả
☐ Biên bản đối chiếu công nợ

XI. KIỂM SOÁT & PHÊ DUYỆT NỘI BỘ

☐ Kiểm tra chéo mua – nhập – bán
☐ Phê duyệt giá vốn lô hàng
☐ Phê duyệt xuất hóa đơn
☐ Xác nhận hoàn tất dòng tiền
☐ Người chịu trách nhiệm cuối cùng

XII. CHECKLIST TỰ SOÁT CUỐI LÔ (BẮT BUỘC)

☐ Hồ sơ mua – nhập – bán khớp nhau
☐ Giá vốn đã chốt
☐ Hóa đơn đã xuất đủ
☐ Công nợ đã theo dõi
☐ Không còn tồn đọng

XIII. LƯU TRỮ & BÀN GIAO

☐ Hồ sơ bản mềm (PDF)
☐ Hồ sơ bản cứng (nếu có)
☐ Lưu theo lô hàng / năm
☐ Checklist ký xác nhận hoàn tất

XÁC NHẬN HOÀN TẤT LÔ HÀNG

Người lập checklist: __________ Ngày: //______
Người kiểm soát: _____________ Ngày: //______
Người phê duyệt: _____________ Ngày: //______