1. TIỀN – TK 111, 112
Mục tiêu: xác định tiền thực tế có đúng với sổ không.
Kiểm ngay:
- Sổ quỹ ↔ tiền thực tế
- TK 111 ↔ sổ quỹ
- TK 112 ↔ sao kê ngân hàng
- Giao dịch thu/chi lớn
- Chuyển tiền cho cá nhân
- Khoản tiền bất thường
- Tiền khách hàng chuyển nhưng chưa hạch toán
- Tiền công ty trả nhưng chưa hạch toán
Kết quả phải ra được:
Tiền thực tế + tiền ngân hàng + các khoản đang treo = số liệu kế toán.
2. CÔNG NỢ – TK 131, 331
Đây là mũi kiểm tra số 1 sau tiền.
131 – Khách hàng
Lập danh sách:
Khách hàng | Số dư | Tuổi nợ | Hợp đồng | Hóa đơn | Đã thu | Còn phải thu
Kiểm từng khoản lớn:
Có giao dịch thật không?
Có giao hàng không?
Có hóa đơn không?
Có thu tiền không?
331 – Nhà cung cấp
Đặc biệt kiểm nhà cung cấp Trung Quốc:
Hợp đồng → Invoice → Tờ khai → Hàng → Thanh toán → Công nợ.
Mục tiêu: xác định công nợ nào là thật, công nợ nào phải xử lý.
3. HÀNG TỒN KHO – TK 156
Đây là trọng tâm lớn nhất của doanh nghiệp thương mại XNK.
Làm ngay:
Bước 1
In danh sách tồn kho cuối kỳ.
Bước 2
Chọn toàn bộ hàng giá trị lớn + hàng bất thường.
Bước 3
Đối chiếu:
156 ↔ Sổ kho ↔ Hàng thực tế
Bước 4
Với hàng nhập khẩu:
156 ↔ Tờ khai ↔ Invoice ↔ Packing List ↔ Chi phí mua
Bước 5
Đối chiếu hàng đã bán:
Xuất kho ↔ 632 ↔ Hóa đơn bán hàng ↔ 511
Phải phát hiện được:
- Âm kho
- Tồn kho ảo
- Hàng thiếu
- Hàng thừa
- Sai giá vốn
- Chi phí mua chưa tính vào giá hàng
- Hàng tồn lâu
- Hàng chưa về nhưng đã hạch toán
4. NHẬP KHẨU – HẢI QUAN – THUẾ
Không kiểm từng quy định một cách dàn trải.
Chọn từng lô hàng lớn và kiểm theo một chuỗi duy nhất:
Hợp đồng → Invoice → Packing List → Thanh toán → Tờ khai → HS → C/O → Thuế → Kho → TK156
Sau đó kiểm:
- HS Code
- Trị giá
- Thuế NK
- VAT nhập khẩu
- C/O
- Chính sách mặt hàng
- Giấy phép/kiểm tra chuyên ngành nếu có
- Thanh toán cho nhà cung cấp
- Chi phí logistics
Mục tiêu:
Một lô hàng phải giải trình được từ lúc mua ở Trung Quốc đến lúc nằm trong kho Việt Nam.
5. DOANH THU – GIÁ VỐN – LỢI NHUẬN
Đây là phần để biết công ty thực sự kiếm được tiền hay không.
Kiểm:
Doanh thu
511 ↔ Hóa đơn ↔ Hợp đồng ↔ Giao hàng ↔ 131 ↔ 112
Giá vốn
632 ↔ 156 ↔ Phiếu xuất kho
Sau đó tính lại:
Doanh thu – Giá vốn = Lãi gộp
Rồi:
Lãi gộp – Chi phí = Lợi nhuận
Đặc biệt tìm:
- Doanh thu chưa ghi nhận
- Doanh thu ghi sai kỳ
- Giá vốn sai
- Chi phí mua hàng chưa phân bổ
- Biên lợi nhuận bất thường
- Bán dưới giá vốn
- Hàng bán nhưng chưa xuất kho
6. THUẾ – CHỈ KIỂM 4 NHÓM CHÍNH
Không cần ôm toàn bộ luật thuế ngay từ đầu.
VAT
133 ↔ Hóa đơn đầu vào ↔ Tờ khai VAT
VAT đầu ra
3331 ↔ Hóa đơn bán ra ↔ Doanh thu
Thuế nhập khẩu
Tờ khai ↔ HS ↔ Trị giá ↔ Thuế suất ↔ C/O
TNDN
Doanh thu – Giá vốn – Chi phí → Lợi nhuận → Điều chỉnh thuế
Sau đó rà các khoản có rủi ro cao:
- Chi phí không có hồ sơ
- Chi phí cá nhân
- Tiếp khách
- Công tác
- Lãi vay
- Hóa đơn đầu vào bất thường
- Chi phí thanh toán không đúng điều kiện
- Khoản chi thiếu hợp đồng/biên bản
7. LƯƠNG – NHÂN SỰ – BHXH – TNCN
Không cần kiểm toàn bộ hồ sơ nhân sự trước.
Lấy:
Danh sách nhân viên thực tế
→ HĐLĐ
→ Chấm công
→ Bảng lương
→ TK334
→ Chuyển khoản
→ BHXH
→ TNCN
Mục tiêu:
Người thật – làm việc thật – lương thật – thanh toán thật – thuế/BHXH đúng.
Đồng thời rà ngay:
- Hợp đồng thử việc
- Hợp đồng lao động
- Phụ lục
- Mức lương
- Phụ cấp
- Quy chế lương
- Người đã nghỉ nhưng còn chi lương
- Khoản lương ngoài sổ
8. KHÓA SỔ – ĐỐI CHIẾU TỔNG THỂ
Đây là bước cuối cùng.
Lập một bảng duy nhất:
| Chỉ tiêu | Sổ kế toán | Chứng từ/Thực tế | Chênh lệch | Xử lý |
|---|---|---|---|---|
| Tiền mặt | ||||
| Ngân hàng | ||||
| Phải thu | ||||
| Hàng tồn kho | ||||
| Phải trả | ||||
| Vay | ||||
| Thuế | ||||
| TSCĐ | ||||
| Doanh thu | ||||
| Giá vốn | ||||
| Chi phí | ||||
| Lợi nhuận |
THỨ TỰ TÔI KHUYÊN ANH TRIỂN KHAI
Đừng làm 8 phần cùng lúc.
Ngày 1
Tiền + Công nợ
Ngày 2
Hàng tồn kho + Giá vốn
Ngày 3
Nhập khẩu + Hải quan
Ngày 4
Doanh thu + Chi phí
Ngày 5
Thuế
Ngày 6
Lương + BHXH + TNCN
Ngày 7
Đối chiếu tổng thể + chốt sai lệch
MỖI SAI LỆCH CHỈ CẦN GHI 6 Ô
Không viết báo cáo dài.
1. Sai cái gì?
2. Số tiền bao nhiêu?
3. Tài khoản nào?
4. Chứng từ nào thiếu/sai?
5. Ảnh hưởng thuế thế nào?
6. Xử lý thế nào + ai làm + hạn nào?
Và đây mới là “bộ khung” tôi muốn anh dùng
TIỀN → CÔNG NỢ → HÀNG → HẢI QUAN → DOANH THU/GIÁ VỐN → THUẾ → LƯƠNG → KHÓA SỔ
Chỉ cần 8 nhóm này làm thật kỹ, chúng ta sẽ bóc được phần lớn rủi ro tài chính – kế toán – thuế của một công ty thương mại XNK.
TT133 chỉ là khung hạch toán phía sau; không để chế độ kế toán làm chúng ta mất trọng tâm kiểm toán. Khi đi vào từng nhóm, tôi sẽ gắn đúng TK133, TK156, TK131, TK331, TK333, TK334, TK341, TK511, TK632, TK642… để nhân viên kế toán có thể kiểm tra trực tiếp trên MISA.
