Bản tin nội bộ

KẾ TOÁN TỔNG HỢP – THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU

Đăng vào bởi AN PHÁT ĐẠT

KẾ TOÁN TỔNG HỢP – THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU

1. MỤC TIÊU VỊ TRÍ

Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra và tổng hợp số liệu kế toán của Công ty; đảm bảo toàn bộ nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận đầy đủ, hạch toán đúng, đối chiếu chính xác, báo cáo kịp thời và có đầy đủ hồ sơ chứng từ để truy xuất.

Đặc thù công việc tập trung vào hoạt động thương mại – xuất nhập khẩu, bao gồm mua hàng, nhập khẩu, bán hàng, hàng tồn kho, công nợ, ngân hàng, thuế, chi phí logistics, ngoại tệ và báo cáo tài chính.

2. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM

2.1. Quản lý chứng từ và hạch toán

  • Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ phát sinh từ các bộ phận.

  • Kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra và chứng từ liên quan.

  • Kiểm tra hợp đồng, đơn hàng, biên bản giao nhận, phiếu nhập – xuất kho và chứng từ thanh toán.

  • Kiểm tra sự phù hợp giữa nghiệp vụ thực tế – chứng từ – hàng hóa – tiền – công nợ.

  • Định khoản và hạch toán nghiệp vụ trên MISA.

  • Theo dõi chứng từ chưa đầy đủ, chứng từ sai và các nghiệp vụ chưa được hạch toán.

  • Phân loại, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ kế toán theo từng nghiệp vụ.

  • Đảm bảo số liệu đã hạch toán có đầy đủ căn cứ và có thể truy xuất về chứng từ gốc.

Yêu cầu đầu ra

Nghiệp vụ phát sinh → Chứng từ đầy đủ → Hạch toán → MISA → Đối chiếu → Hồ sơ hoàn chỉnh.

3. TIỀN MẶT VÀ NGÂN HÀNG

Tiền mặt

  • Theo dõi thu, chi tiền mặt.

  • Theo dõi tạm ứng, hoàn ứng.

  • Theo dõi rút tiền và nộp tiền ngân hàng.

  • Kiểm tra sổ quỹ và tồn quỹ thực tế.

  • Đối chiếu số liệu tiền mặt với MISA.

Ngân hàng

  • Hạch toán toàn bộ giao dịch ngân hàng.

  • Kiểm tra sao kê và số dư tài khoản.

  • Theo dõi tiền khách hàng thanh toán.

  • Theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp.

  • Theo dõi phí ngân hàng.

  • Theo dõi khoản vay, giải ngân và trả nợ.

  • Đối chiếu số dư ngân hàng với MISA.

Yêu cầu đầu ra

Tiền thực tế = Chứng từ = Sổ kế toán/MISA.

4. CÔNG NỢ PHẢI THU

Theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng và từng giao dịch:

  • Hợp đồng.

  • Đơn hàng.

  • Hóa đơn.

  • Giá trị hàng giao.

  • Số tiền đã thu.

  • Số tiền còn phải thu.

  • Hạn thanh toán.

  • Công nợ quá hạn.

  • Lịch sử thanh toán.

Định kỳ lập báo cáo:

Khách hàng → Doanh số → Đã thu → Còn phải thu → Đến hạn → Quá hạn.

Đối với khách hàng có nhiều giao dịch, phải theo dõi được công nợ theo từng hợp đồng/đơn hàng/hóa đơn, không chỉ theo tổng số dư tài khoản 131.

5. CÔNG NỢ PHẢI TRẢ

Theo dõi:

  • Nhà cung cấp trong nước.

  • Nhà cung cấp Trung Quốc.

  • Nhà cung cấp nước ngoài.

  • Hợp đồng mua hàng.

  • Invoice.

  • Số tiền đã thanh toán.

  • Số tiền còn phải trả.

  • Thời hạn thanh toán.

  • Công nợ theo từng lô hàng.

Đối với hàng nhập khẩu phải phân biệt rõ:

Tiền hàng – Thuế nhập khẩu – VAT nhập khẩu – Chi phí logistics – Các khoản chi phí liên quan.

Đảm bảo công nợ trên sổ kế toán phù hợp với nghĩa vụ thanh toán thực tế.

6. HÀNG HÓA VÀ HÀNG TỒN KHO

Theo dõi:

  • Nhập kho.

  • Xuất kho.

  • Tồn kho.

  • Giá trị tồn kho.

  • Giá vốn.

  • Hàng đang đi đường.

  • Hàng đã về nhưng chưa hoàn thiện hồ sơ.

  • Hàng gửi bán nếu phát sinh.

Đối với từng lô hàng phải xác định được:

Lô hàng → Số lượng → Giá nhập → Chi phí liên quan → Giá trị nhập kho → Đã bán → Giá vốn → Tồn kho.

Phối hợp đối chiếu giữa kho thực tế – chứng từ – MISA và xử lý kịp thời các trường hợp sai lệch.

7. KẾ TOÁN MUA HÀNG TRONG NƯỚC

Kiểm tra theo chuỗi:

Hợp đồng → Đơn hàng → Hóa đơn → Giao nhận → Nhập kho → Thanh toán → Công nợ.

Thực hiện:

  • Kiểm tra hóa đơn.

  • Hạch toán mua hàng.

  • Hạch toán thuế GTGT đầu vào.

  • Nhập kho.

  • Theo dõi công nợ.

  • Theo dõi thanh toán.

  • Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.

8. KẾ TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU

Đây là một nhiệm vụ trọng tâm.

Mỗi lô hàng nhập khẩu phải quản lý được bộ hồ sơ:

Hợp đồng ngoại thương
→ Commercial Invoice
→ Packing List
→ B/L/chứng từ vận tải
→ C/O nếu có
→ Tờ khai hải quan
→ Chứng từ nộp thuế
→ Chứng từ thanh toán
→ Chứng từ logistics
→ Phiếu nhập kho
→ Hạch toán MISA

Theo dõi và kiểm tra:

  • Trị giá hàng nhập khẩu.

  • Tỷ giá.

  • Thuế nhập khẩu.

  • VAT hàng nhập khẩu.

  • Cước vận chuyển.

  • Local charge.

  • Chi phí thông quan.

  • Các chi phí mua hàng liên quan.

  • Công nợ nhà cung cấp nước ngoài.

  • Giá trị hàng nhập kho.

9. GIÁ VỐN VÀ CHI PHÍ MUA HÀNG

Kế toán phải phân biệt:

Giá mua hàng ≠ Giá vốn thực tế.

Đối với từng lô hàng, tập hợp và phân loại các khoản chi phí liên quan để xác định giá trị hàng nhập kho và giá vốn theo đúng bản chất nghiệp vụ và quy định kế toán.

Theo dõi việc phân bổ chi phí cho từng:

  • Lô hàng.

  • Mặt hàng.

  • Sản phẩm.

Khi phát sinh bán hàng phải xác định được:

Doanh thu – Giá vốn = Lợi nhuận gộp.

10. LOGISTICS VÀ CHI PHÍ XNK

Theo dõi và kiểm tra các khoản:

  • Cước vận tải biển (Ocean Freight)
  • THC – Terminal Handling Charge – Phí khai thác/xử lý container tại cảng
  • DOCS – Documentation Fee – Phí chứng từ
  • CIC – Container Imbalance Charge – Phụ phí mất cân đối container
  • EMC – Phụ phí hãng tàu
  • Handling Charge – Phí xử lý
  • Phí nâng container
  • Phí hạ container
  • Vận chuyển nội địa – Cảng Hải Phòng → Cái Lân, Quảng Ninh
  • Customs Clearance Fee (TTHQ) – Phí dịch vụ thông quan
  • Phí cơ sở hạ tầng cảng biển/cửa khẩu – nếu phát sinh và có chứng từ thu riêng
  • Pay on behalf – Chi hộ – các khoản bên vận tải/forwarder thanh toán thay
  • Các chi phí liên quan khác.

Kế toán phải xác định đúng bản chất từng khoản:

Khoản nào liên quan đến giá trị hàng hóa/giá vốn và khoản nào ghi nhận vào chi phí trong kỳ.

11. NGOẠI TỆ VÀ TỶ GIÁ

Đối với giao dịch XNK:

  • Theo dõi USD, CNY và các ngoại tệ phát sinh.

  • Theo dõi công nợ ngoại tệ.

  • Kiểm tra tỷ giá sử dụng khi ghi nhận giao dịch.

  • Theo dõi tỷ giá khi thanh toán.

  • Hạch toán chênh lệch tỷ giá theo quy định.

  • Đối chiếu công nợ ngoại tệ với chứng từ thực tế.

Theo dõi được:

Phát sinh công nợ → Thanh toán → Chênh lệch tỷ giá → Số dư cuối kỳ.

12. KẾ TOÁN BÁN HÀNG

Quản lý theo chuỗi:

Đơn hàng → Hợp đồng → Xuất kho → Giao hàng → Hóa đơn → Doanh thu → Công nợ → Thu tiền → Giá vốn.

Kiểm tra:

  • Giá bán.

  • Số lượng.

  • Thuế suất.

  • Hóa đơn.

  • Phiếu xuất kho.

  • Doanh thu.

  • Công nợ khách hàng.

  • Giá vốn.

13. THUẾ

Theo dõi và thực hiện theo quy định hiện hành:

Thuế GTGT

  • VAT đầu vào.

  • VAT đầu ra.

  • VAT hàng nhập khẩu.

  • Điều kiện khấu trừ.

  • Hóa đơn điện tử.

  • Đối chiếu số liệu kê khai với sổ kế toán.

Thuế TNDN

  • Doanh thu.

  • Giá vốn.

  • Chi phí.

  • Các khoản chi phí cần kiểm tra điều kiện tính vào chi phí được trừ.

  • Thu nhập chịu thuế.

  • Thuế TNDN.

Thuế TNCN

  • Tiền lương.

  • Các khoản thu nhập chịu thuế.

  • Khấu trừ thuế.

  • Hồ sơ và kê khai TNCN.

  • Quyết toán TNCN theo quy định.

14. ĐỐI CHIẾU VÀ KIỂM SOÁT SỐ LIỆU

Định kỳ thực hiện:

MISA ↔ Ngân hàng

MISA ↔ Tiền mặt

MISA ↔ Kho

MISA ↔ Công nợ khách hàng

MISA ↔ Công nợ nhà cung cấp

MISA ↔ Hóa đơn

MISA ↔ Hải quan

MISA ↔ Thuế

MISA ↔ Ngoại tệ

MISA ↔ Vay và lãi vay

Không chỉ phát hiện chênh lệch mà phải xác định nguyên nhân và hoàn tất xử lý.

15. BÁO CÁO CHO BAN GIÁM ĐỐC

Hàng tháng cung cấp các thông tin chính:

  • Tiền mặt.

  • Tiền ngân hàng.

  • Công nợ phải thu.

  • Công nợ quá hạn.

  • Công nợ phải trả.

  • Hàng tồn kho.

  • Hàng đang đi đường.

  • Doanh thu.

  • Giá vốn.

  • Chi phí.

  • Lợi nhuận.

  • Vay và lãi vay.

  • Nghĩa vụ thuế.

Đảm bảo Ban Giám đốc có thể nắm được:

Tiền đang có → Khách hàng đang nợ → Công ty đang nợ → Hàng đang có → Hàng đang đi đường → Khoản vay → Kết quả kinh doanh.

16. KHÓA SỔ VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Trước khi khóa sổ:

Kiểm tra chứng từ → Hạch toán → Đối chiếu → Điều chỉnh → Khóa sổ → Lập báo cáo.

Kiểm tra tối thiểu:

  • Tiền mặt.

  • Ngân hàng.

  • Công nợ.

  • Kho.

  • Doanh thu.

  • Giá vốn.

  • Chi phí.

  • Thuế.

  • Vay và lãi vay.

  • Ngoại tệ.

  • Tài sản cố định nếu có.

  • Khấu hao/phân bổ.

  • Các khoản phải thu, phải trả khác.

Phối hợp lập và kiểm tra báo cáo tài chính, báo cáo thuế và hồ sơ quyết toán theo quy định.

17. HỒ SƠ VÀ KIỂM TRA THUẾ

Xây dựng hệ thống hồ sơ theo nguyên tắc:

Báo cáo → Sổ kế toán → Chứng từ → Giao dịch thực tế.

Khi kiểm tra một nghiệp vụ phải có khả năng truy xuất:

Sổ kế toán → Hợp đồng → Hóa đơn → Thanh toán → Hồ sơ hàng hóa → Chứng từ liên quan.

Đối với XNK:

Sổ kế toán ↔ Tờ khai hải quan ↔ Invoice ↔ C/O ↔ Thanh toán ngân hàng ↔ Kho.

Chủ động rà soát các hồ sơ còn thiếu và phối hợp hoàn thiện trước khi phát sinh yêu cầu giải trình.

18. CÔNG VIỆC ĐỊNH KỲ

Hàng ngày

  • Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ phát sinh.

  • Hạch toán và cập nhật MISA.

  • Kiểm tra tiền, ngân hàng, công nợ và kho phát sinh.

  • Theo dõi các nghiệp vụ XNK đang thực hiện.

Hàng tuần

  • Cập nhật công nợ.

  • Kiểm tra nhập – xuất – tồn.

  • Theo dõi các khoản phải thu, phải trả đến hạn.

  • Kiểm tra hồ sơ các lô hàng XNK.

  • Rà soát chứng từ còn thiếu.

Hàng tháng

  • Đối chiếu tiền và ngân hàng.

  • Đối chiếu công nợ.

  • Đối chiếu kho.

  • Kiểm tra doanh thu, giá vốn và chi phí.

  • Đối chiếu số liệu thuế.

  • Kiểm tra ngoại tệ.

  • Lập báo cáo kế toán.

  • Hoàn thiện hồ sơ chứng từ.

  • Khóa sổ sau khi hoàn tất đối chiếu.

Hàng quý/năm

  • Rà soát tổng thể số liệu.

  • Đối chiếu công nợ, kho, ngân hàng và thuế.

  • Kiểm tra doanh thu, giá vốn và chi phí.

  • Kiểm tra vay, lãi vay và ngoại tệ.

  • Phối hợp lập báo cáo tài chính và các hồ sơ quyết toán theo quy định.

19. YÊU CẦU ĐỐI VỚI ỨNG VIÊN

  • Tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính hoặc lĩnh vực liên quan.

  • Có kinh nghiệm làm kế toán doanh nghiệp.

  • Nắm chắc nguyên tắc hạch toán và nghiệp vụ kế toán.

  • Sử dụng tốt Excel và MISA.

  • Có khả năng kiểm tra, đối chiếu và xử lý số liệu độc lập.

  • Cẩn thận, trung thực, trách nhiệm và bảo mật thông tin.

  • Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm kế toán thương mại/XNK.

  • Có khả năng đọc và kiểm tra chứng từ XNK là lợi thế.

20. TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ

Kế toán tổng hợp phải đảm bảo 5 yêu cầu cốt lõi:

1. Hiểu nghiệp vụ
Hiểu giao dịch thực tế trước khi hạch toán.

2. Kiểm soát chứng từ
Biết chứng từ nào cần có và phát hiện hồ sơ thiếu, sai.

3. Hạch toán chính xác
Ghi nhận đúng bản chất nghiệp vụ trên MISA.

4. Đối chiếu được số liệu
Số liệu kế toán phải đối chiếu được với tiền, kho, công nợ, ngân hàng, hải quan và thuế.

5. Giải thích được số liệu
Khi Ban Giám đốc hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, phải truy xuất và giải thích được nguồn gốc số liệu trong phạm vi phụ trách.

NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC

Không chỉ nhập liệu.

Kế toán tổng hợp phải quản lý được toàn bộ chuỗi:

NGHIỆP VỤ THỰC TẾ
→ CHỨNG TỪ
→ HẠCH TOÁN
→ MISA
→ ĐỐI CHIẾU
→ BÁO CÁO
→ HỒ SƠ LƯU TRỮ

Đặc biệt đối với hàng nhập khẩu:

ĐẶT HÀNG → THANH TOÁN → HỒ SƠ XNK → HẢI QUAN → THUẾ → LOGISTICS → NHẬP KHO → GIÁ VỐN → BÁN HÀNG → THU TIỀN → LỢI NHUẬN.

Đây là tiêu chuẩn làm việc thực tế của vị trí Kế toán tổng hợp tại doanh nghiệp thương mại xuất nhập khẩu.

AN PHÁT ĐẠT