16 bước – 4 giai đoạn
GIAI ĐOẠN 1 – TÌM NGUỒN & THẨM ĐỊNH
1. Tìm hiểu nhu cầu & Tư vấn sản phẩm
Xác định nhu cầu, yêu cầu kỹ thuật, số lượng, ngân sách và mục đích sử dụng; ước tính sơ bộ chi phí nhập khẩu.
2. Tìm kiếm & Đánh giá nhà cung cấp
Tìm kiếm nhà máy/nhà cung cấp; kiểm tra thông tin pháp lý và đánh giá sơ bộ năng lực sản xuất, kinh nghiệm và khả năng đáp ứng.
3. Đàm phán giá & Điều kiện thương mại
Đàm phán giá, MOQ, tiêu chuẩn chất lượng, thời gian giao hàng; thống nhất Incoterms, phương thức và điều kiện thanh toán.
4. Mẫu hàng & Xác nhận thông số
Lấy mẫu, đối chiếu quy cách, vật liệu, thông số kỹ thuật, chất lượng và yêu cầu đóng gói trước khi đặt hàng chính thức.
5. Kiểm tra nhà máy & QC
Kiểm tra thực tế nhà máy, năng lực sản xuất, quy trình kiểm soát chất lượng và khả năng đáp ứng đơn hàng; thực hiện QC khi cần.
GIAI ĐOẠN 2 – PHÁP LÝ, CHI PHÍ & HỢP ĐỒNG
6. HS Code – Thuế – Chính sách mặt hàng
Xác định mã HS, thuế nhập khẩu, VAT, chính sách quản lý và các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành trước khi chốt phương án nhập khẩu.
7. Tính giá nhập khẩu
Tính Landed Cost/Giá vốn nhập khẩu, bao gồm giá hàng, vận chuyển, bảo hiểm (nếu có), thuế, phí thông quan, logistics và các chi phí liên quan.
8. Hồ sơ & Hợp đồng ngoại thương
Chuẩn bị và kiểm tra PI, Sales Contract, PO, thông số kỹ thuật, tài liệu sản phẩm và các chứng từ cần thiết khác.
9. Đặt hàng & Thanh toán
Xác nhận đơn hàng, ký kết theo thỏa thuận và thực hiện đặt cọc/thanh toán theo điều kiện của hợp đồng.
10. Mua bảo hiểm hàng hóa
Mua bảo hiểm hàng hóa khi cần thiết hoặc theo điều kiện thương mại, hợp đồng và thỏa thuận phân chia rủi ro giữa các bên.
GIAI ĐOẠN 3 – SẢN XUẤT & KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
11. Theo dõi sản xuất
Theo dõi tiến độ sản xuất, cập nhật tình trạng đơn hàng và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh.
12. Kiểm tra trước khi xuất hàng – Pre-shipment Inspection
Kiểm tra số lượng, quy cách, thông số, chất lượng, đóng gói và tình trạng hàng hóa trước khi xuất hàng.
13. Đóng gói & Vận chuyển
Xác nhận quy cách đóng gói, ký mã hiệu; lựa chọn phương án vận chuyển, đặt chỗ với đơn vị logistics/forwarder và theo dõi hành trình hàng hóa.
GIAI ĐOẠN 4 – THÔNG QUAN & HOÀN TẤT
14. Khai báo Hải quan – Thông quan
Xuất khẩu tại Trung Quốc:
Hồ sơ cơ bản gồm Sales Contract – Commercial Invoice – Packing List – chứng từ vận tải và các chứng từ liên quan theo từng lô hàng.
Nhập khẩu tại Việt Nam:
Hồ sơ cơ bản gồm Sales Contract – Commercial Invoice – Packing List – B/L hoặc AWB – C/O (nếu có) → Khai báo Hải quan → Nộp thuế → Thông quan.
Trường hợp hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành thì thực hiện bổ sung hồ sơ, giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành theo quy định.
15. Giao hàng tại Việt Nam
Nhận hàng tại cảng/kho, kiểm tra tình trạng hàng hóa và tổ chức vận chuyển đến địa điểm giao hàng theo thỏa thuận.
16. Nhập kho, đối soát & Hoàn tất hồ sơ
Kiểm đếm hàng hóa, đối chiếu chứng từ và chi phí thực tế; đối soát công nợ, hoàn tất thanh toán và lưu trữ hồ sơ nhập khẩu.
