Bản tin nội bộ

CHECKLIST RÀ SOÁT QUYẾT TOÁN THUẾ A–Z

Đăng vào bởi AN PHÁT ĐẠT

Với công ty thương mại XNK, nếu mục tiêu là tự rà soát trước khi cơ quan thuế kiểm tra/quyết toán, tôi khuyên không chỉ kiểm tra “sổ kế toán và tờ khai thuế”, mà rà soát theo toàn bộ chuỗi hoạt động của doanh nghiệp: pháp lý → nhân sự → kinh doanh → mua hàng → XNK → kho → bán hàng → ngân hàng → kế toán → thuế → tài sản → công nợ.

Khung dưới đây lấy nền tảng từ Luật Kế toán, Luật Quản lý thuế và hệ thống quy định hóa đơn hiện hành; riêng hóa đơn cần lưu ý Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC đã sửa đổi/bổ sung quy định từ 01/06/2025.

CHECKLIST RÀ SOÁT QUYẾT TOÁN THUẾ A–Z

Dành cho doanh nghiệp thương mại XNK

A. PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP

  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
  • MST và thông tin đăng ký thuế.
  • Tên doanh nghiệp hiện tại và lịch sử thay đổi tên.
  • Địa chỉ trụ sở.
  • Ngành nghề kinh doanh.
  • Người đại diện pháp luật.
  • Vốn điều lệ.
  • Hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp qua các năm.
  • Điều lệ công ty hiện hành.
  • Các bản Điều lệ sửa đổi trước đây.
  • Quyết định bổ nhiệm Giám đốc.
  • Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng/phụ trách kế toán.
  • Chữ ký số.
  • Tài khoản ngân hàng.
  • Thông báo tài khoản ngân hàng với cơ quan chức năng nếu thuộc trường hợp cần thực hiện.
  • Hợp đồng thuê trụ sở.
  • Hồ sơ chứng minh quyền sử dụng địa điểm.
  • Hợp đồng thuê kho.
  • Hợp đồng thuê showroom nếu có.
  • Giấy phép/điều kiện kinh doanh chuyên ngành nếu ngành hàng yêu cầu.

B. CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN

  • Xác định doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán nào.
  • Quyết định áp dụng chế độ kế toán.
  • Niên độ kế toán.
  • Đồng tiền hạch toán.
  • Phương pháp tính giá xuất kho.
  • Phương pháp khấu hao TSCĐ.
  • Phương pháp tính giá thành nếu có hoạt động sản xuất.
  • Chính sách ghi nhận doanh thu.
  • Chính sách ghi nhận hàng tồn kho.
  • Chính sách phân bổ chi phí trả trước.
  • Chính sách công cụ dụng cụ.
  • Chính sách tỷ giá ngoại tệ.
  • Chính sách trích lập dự phòng.
  • Kiểm tra sự nhất quán giữa các năm.

Nếu doanh nghiệp đang áp dụng Thông tư 200 thì phải kiểm tra toàn bộ hệ thống tài khoản, sổ sách và BCTC theo chế độ đó.

C. NHÂN SỰ

Đây là phần doanh nghiệp XNK thường bị bỏ sót.

Hồ sơ người lao động

  • Hợp đồng lao động.
  • Phụ lục hợp đồng.
  • Quyết định tiếp nhận.
  • Quyết định điều chuyển.
  • Quyết định tăng lương.
  • Quyết định bổ nhiệm.
  • Hồ sơ thử việc.
  • Hồ sơ kết thúc thử việc.
  • Hồ sơ nghỉ việc.
  • Bảng chấm công.
  • Bảng tính lương.
  • Bảng thanh toán lương.
  • Chứng từ chuyển lương.
  • Hồ sơ đăng ký BHXH.
  • Hồ sơ tăng/giảm lao động.
  • Hồ sơ BHXH, BHYT, BHTN.
  • Quy chế tiền lương.
  • Quy chế thưởng.
  • Quy chế công tác phí.
  • Quy chế điện thoại.
  • Quy chế ăn ca.
  • Quy chế phụ cấp.
  • Quy chế tạm ứng.
  • Quy định sử dụng xe/chi phí đi lại nếu có.

Đặc biệt kiểm tra

  • Lương trên hợp đồng ↔ bảng lương ↔ chuyển khoản ↔ hạch toán.
  • Người lao động thực tế có tồn tại.
  • Người đã nghỉ có được giảm BHXH chưa.
  • Khoản phụ cấp có căn cứ.
  • Tiền thưởng có quyết định/quy chế.
  • Chi phí công tác có quyết định/lệnh công tác.
  • Vé máy bay, khách sạn, taxi có chứng từ.
  • Chi phí nhân viên không bị hạch toán nhầm thành chi phí doanh nghiệp.

D. DOANH THU – BÁN HÀNG

Rà 100% doanh thu, không chỉ nhìn tổng số.

  • Hợp đồng bán hàng.
  • Báo giá.
  • Đơn đặt hàng.
  • Phiếu xuất kho.
  • Biên bản giao hàng.
  • Biên bản nghiệm thu nếu có.
  • Hóa đơn đầu ra.
  • Chứng từ thanh toán.
  • Công nợ khách hàng.
  • Biên bản đối chiếu công nợ.
  • Chính sách chiết khấu.
  • Hàng trả lại.
  • Giảm giá hàng bán.
  • Hàng khuyến mại.
  • Doanh thu dịch vụ.
  • Doanh thu tư vấn.
  • Doanh thu phiên dịch.
  • Doanh thu logistics nếu có.
  • Doanh thu XNK ủy thác nếu có.

Đối chiếu cực quan trọng

Hợp đồng → giao hàng → xuất kho → hóa đơn → công nợ → ngân hàng → doanh thu kế toán → tờ khai thuế.

Không được để:

Có hóa đơn nhưng không có hàng.

hoặc:

Có tiền về nhưng không có doanh thu/chứng từ giải thích.

E. MUA HÀNG TRONG NƯỚC

Đặc biệt quan trọng nếu công ty có mua phế liệu, VLXD, máy móc, thiết bị, hàng thương mại.

  • Hợp đồng mua hàng.
  • Báo giá.
  • Đơn đặt hàng.
  • Hóa đơn đầu vào.
  • Phiếu nhập kho.
  • Biên bản giao nhận.
  • Phiếu cân nếu hàng tính theo kg/tấn.
  • Chứng từ vận chuyển.
  • Chứng từ thanh toán.
  • Đối chiếu công nợ.
  • Hồ sơ nguồn gốc hàng hóa.
  • Hồ sơ chất lượng nếu cần.
  • Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành nếu cần.
  • Hồ sơ môi trường nếu là phế liệu/chất thải.

Đặc biệt rà soát các nhà cung cấp rủi ro cao:

  • Cá nhân.
  • Doanh nghiệp mới thành lập.
  • Doanh nghiệp có dấu hiệu không hoạt động tại địa chỉ.
  • Nhà cung cấp có doanh thu lớn bất thường.
  • Nhà cung cấp có ngành nghề không phù hợp.
  • Hóa đơn giá trị lớn nhưng thiếu hợp đồng/giao nhận.
  • Hàng mua không chứng minh được dòng hàng.

F. NHẬP KHẨU – PHẦN QUAN TRỌNG NHẤT VỚI CÔNG TY ANH

Mỗi lô nhập khẩu nên có một bộ hồ sơ hoàn chỉnh.

Bộ hồ sơ nhập khẩu

  • Hợp đồng ngoại thương – Sales Contract.
  • Commercial Invoice.
  • Packing List.
  • Bill of Lading/AWB.
  • Tờ khai hải quan.
  • C/O.
  • Chứng từ nộp thuế NK.
  • Chứng từ nộp VAT hàng nhập khẩu.
  • Arrival Notice.
  • Debit Note.
  • Phí local charge.
  • Phí vận tải.
  • Phí THC.
  • Phí DO.
  • Phí nâng hạ.
  • Phí khai hải quan.
  • Phí kiểm hóa.
  • Phí kiểm định.
  • Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành nếu có.
  • Catalogue.
  • Technical specification.
  • Hồ sơ chất lượng.
  • Chứng nhận hợp quy/hợp chuẩn nếu thuộc diện.
  • Nhãn hàng hóa.
  • Hồ sơ chứng minh xuất xứ.
  • Chứng từ thanh toán T/T hoặc L/C.
  • Đối chiếu tiền chuyển cho nhà cung cấp.

Đối chiếu 1 lô nhập khẩu

Contract

↓

Invoice

↓

Packing List

↓

B/L

↓

Tờ khai

↓

C/O

↓

Thuế NK

↓

VAT NK

↓

Chi phí logistics

↓

Nhập kho

↓

Giá vốn

↓

Bán hàng

Đây là một trong những chuỗi tôi sẽ kiểm tra đầu tiên nếu doanh nghiệp XNK bị thanh tra/quyết toán.

G. XUẤT KHẨU

  • Hợp đồng xuất khẩu.
  • Invoice.
  • Packing List.
  • Tờ khai xuất khẩu.
  • B/L.
  • C/O.
  • Chứng từ thanh toán.
  • Chứng từ giao hàng.
  • Hồ sơ hoàn thuế/khấu trừ VAT nếu có.
  • Đối chiếu doanh thu xuất khẩu với tờ khai hải quan.
  • Kiểm tra điều kiện áp dụng thuế suất VAT xuất khẩu.

H. HÀNG TỒN KHO

Đây là điểm rất dễ phát sinh rủi ro thuế.

  • Sổ kho.
  • Thẻ kho.
  • Phiếu nhập.
  • Phiếu xuất.
  • Biên bản kiểm kê.
  • Bảng tồn kho cuối năm.
  • Đối chiếu kho thực tế với phần mềm.
  • Đối chiếu kho với sổ kế toán.
  • Đối chiếu kho với BCTC.
  • Kiểm tra hàng âm kho.
  • Kiểm tra tồn kho âm về số lượng.
  • Kiểm tra tồn kho âm về giá trị.
  • Kiểm tra hàng tồn lâu năm.
  • Kiểm tra hàng hư hỏng.
  • Kiểm tra hàng mất mát.
  • Kiểm tra hàng gửi kho bên thứ ba.
  • Kiểm tra hàng đang đi đường.
  • Kiểm tra hàng nhập khẩu chưa nhập kho.
  • Kiểm tra hàng đã bán nhưng chưa xuất kho.

Đặc biệt

Không được có tình trạng:

Hóa đơn bán ra trước → hàng nhập kho sau.

mà không có giải trình hợp lý.

I. GIÁ VỐN

Đối với công ty thương mại XNK, phải kiểm tra:

  • Giá mua.
  • Thuế nhập khẩu.
  • Chi phí vận chuyển.
  • Chi phí bảo hiểm.
  • Chi phí bốc xếp.
  • Chi phí thông quan.
  • Chi phí logistics.
  • Chi phí liên quan trực tiếp đến đưa hàng về kho.
  • Phương pháp phân bổ chi phí.
  • Tỷ giá.
  • Chênh lệch tỷ giá.
  • Giá vốn từng mã hàng.
  • Giá vốn từng lô hàng.
  • Giá vốn hàng đã bán.
  • Hàng tồn cuối kỳ.

Mục tiêu: giải thích được:

1 đồng doanh thu → giá vốn bao nhiêu → lợi nhuận gộp bao nhiêu.

J. CHI PHÍ DOANH NGHIỆP

Rà từng nhóm:

  • Lương.
  • BHXH.
  • Thuê văn phòng.
  • Thuê kho.
  • Điện.
  • Nước.
  • Internet.
  • Điện thoại.
  • Marketing.
  • Quảng cáo.
  • Website.
  • Phần mềm.
  • Công tác phí.
  • Tiếp khách.
  • Hội nghị.
  • Hội chợ.
  • Đi lại.
  • Vé máy bay.
  • Khách sạn.
  • Taxi.
  • Logistics.
  • Phí ngân hàng.
  • Lãi vay.
  • Phí tư vấn.
  • Phí kế toán.
  • Phí pháp lý.
  • Khấu hao.
  • CCDC.
  • Văn phòng phẩm.
  • Chi phí dịch vụ mua ngoài.

Mỗi khoản lớn phải trả lời được:

Chi cái gì? → phục vụ hoạt động gì? → ai duyệt? → có chứng từ gì? → thanh toán thế nào? → có được tính chi phí thuế TNDN không?

K. HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO

Nên chạy một file kiểm tra toàn bộ hóa đơn.

  • MST nhà cung cấp.
  • Tên nhà cung cấp.
  • Ngày hóa đơn.
  • Số hóa đơn.
  • Giá trị trước VAT.
  • VAT.
  • Tổng tiền.
  • Nội dung hàng hóa/dịch vụ.
  • Tình trạng hóa đơn.
  • Hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
  • Hóa đơn có sai thông tin.
  • Hóa đơn trùng.
  • Hóa đơn bất thường.
  • Hóa đơn nhà cung cấp rủi ro.
  • Chứng từ thanh toán.
  • Hợp đồng.
  • Biên bản giao nhận.
  • Phiếu nhập kho.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP hiện đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nên khi rà soát giai đoạn 2025–2026 phải áp dụng đúng quy định theo thời điểm phát sinh.

L. HÓA ĐƠN ĐẦU RA

  • Tất cả doanh thu đã xuất hóa đơn.
  • Không xuất thiếu.
  • Không xuất trùng.
  • Thời điểm lập hóa đơn phù hợp.
  • Thuế suất đúng.
  • Tên hàng đúng.
  • Đơn vị tính đúng.
  • Số lượng đúng.
  • Đơn giá đúng.
  • Hàng trả lại xử lý đúng.
  • Chiết khấu xử lý đúng.
  • Hóa đơn điều chỉnh có hồ sơ.
  • Hóa đơn thay thế có hồ sơ.

M. THUẾ GTGT

  • Tờ khai VAT từng tháng/quý.
  • VAT đầu vào.
  • VAT đầu ra.
  • VAT được khấu trừ.
  • VAT còn được khấu trừ.
  • VAT phải nộp.
  • VAT hàng nhập khẩu.
  • VAT xuất khẩu.
  • Kiểm tra thuế suất từng nhóm hàng.
  • Kiểm tra hóa đơn đầu vào.
  • Kiểm tra điều kiện khấu trừ.
  • Kiểm tra thanh toán không dùng tiền mặt khi thuộc trường hợp phải đáp ứng.
  • Đối chiếu VAT trên tờ khai với sổ 133/333.
  • Đối chiếu VAT với hóa đơn điện tử.
  • Đối chiếu VAT nhập khẩu với tờ khai hải quan.

N. THUẾ TNDN

  • Doanh thu kế toán.
  • Doanh thu tính thuế.
  • Giá vốn.
  • Chi phí được trừ.
  • Chi phí không được trừ.
  • Chi phí khấu hao.
  • Chi phí lãi vay.
  • Chi phí tiếp khách.
  • Chi phí quảng cáo.
  • Chi phí công tác.
  • Chi phí tiền lương.
  • Chi phí phúc lợi.
  • Chi phí dự phòng.
  • Chênh lệch tỷ giá.
  • Thu nhập khác.
  • Chi phí khác.
  • Lỗ các năm trước được chuyển.
  • Thu nhập chịu thuế.
  • Thuế TNDN tạm nộp.
  • Quyết toán TNDN năm.
  • Đối chiếu số liệu với BCTC.

O. THUẾ TNCN

  • Danh sách nhân viên.
  • Tổng thu nhập từng người.
  • Tiền lương.
  • Tiền thưởng.
  • Phụ cấp.
  • Tiền công.
  • Lao động thử việc.
  • Lao động khoán.
  • Cộng tác viên.
  • Người nước ngoài nếu có.
  • Khấu trừ TNCN.
  • Tờ khai TNCN.
  • Chứng từ khấu trừ.
  • Quyết toán TNCN.
  • Ủy quyền quyết toán.
  • Đối chiếu TNCN ↔ bảng lương ↔ sổ kế toán.

P. BẢO HIỂM

  • Danh sách lao động.
  • Mức đóng.
  • Tăng lao động.
  • Giảm lao động.
  • BHXH.
  • BHYT.
  • BHTN.
  • Đối chiếu bảng lương.
  • Đối chiếu số phải đóng.
  • Đối chiếu số đã đóng.
  • Công nợ BHXH.

Q. NGÂN HÀNG

Đây là phần tôi đánh giá cực kỳ quan trọng.

  • Tất cả tài khoản ngân hàng.
  • Sao kê từng tài khoản.
  • Đối chiếu số dư ngân hàng.
  • Tiền chuyển cho nhà cung cấp.
  • Tiền khách hàng chuyển.
  • Tiền giám đốc chuyển vào.
  • Tiền giám đốc rút ra.
  • Khoản vay.
  • Trả gốc.
  • Trả lãi.
  • Phí ngân hàng.
  • Chuyển tiền quốc tế.
  • T/T cho nhà cung cấp Trung Quốc.
  • Phí chuyển tiền quốc tế.
  • Chênh lệch tỷ giá.

Phải tìm riêng

Tiền vào tài khoản nhưng chưa có hóa đơn/doanh thu.

Tiền ra tài khoản nhưng chưa có hóa đơn/chứng từ.

Đây là hai danh sách rất đáng để lập trước khi quyết toán.

R. CÔNG NỢ PHẢI THU

  • Danh sách khách hàng.
  • Số dư từng khách hàng.
  • Hợp đồng.
  • Hóa đơn.
  • Biên bản đối chiếu.
  • Thanh toán.
  • Công nợ quá hạn.
  • Công nợ lâu năm.
  • Khoản khách hàng ứng trước.
  • Khoản đặt cọc.
  • Khoản phải thu bất thường.
  • Xử lý công nợ khó đòi.

S. CÔNG NỢ PHẢI TRẢ

  • Nhà cung cấp trong nước.
  • Nhà cung cấp Trung Quốc.
  • Công ty logistics.
  • Công ty vận tải.
  • Công ty dịch vụ.
  • Công nợ ngoại tệ.
  • Tiền ứng trước.
  • Khoản phải trả lâu năm.
  • Đối chiếu công nợ.
  • Xử lý công nợ không còn đối tác.

T. NGOẠI TỆ – CỰC KỲ QUAN TRỌNG VỚI XNK

  • Tỷ giá ghi nhận.
  • Tỷ giá thanh toán.
  • Tỷ giá ngân hàng.
  • Công nợ USD/CNY.
  • Đánh giá cuối kỳ.
  • Chênh lệch tỷ giá.
  • Lãi tỷ giá.
  • Lỗ tỷ giá.
  • Chênh lệch tỷ giá đã thực hiện.
  • Chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện.
  • Đối chiếu tài khoản ngoại tệ ngân hàng.

U. VAY VỐN

Nếu công ty có vay ngân hàng hoặc vay cá nhân:

  • Hợp đồng vay.
  • Hồ sơ giải ngân.
  • Sao kê.
  • Lịch trả nợ.
  • Gốc.
  • Lãi.
  • Chứng từ thanh toán.
  • Lãi suất.
  • Bên cho vay.
  • Giao dịch liên quan.
  • Chi phí lãi vay được trừ.
  • Vay cá nhân của Giám đốc.
  • Vay cổ đông/thành viên.
  • Vay liên quan bên liên kết nếu có.

V. TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

  • Danh sách TSCĐ.
  • Hồ sơ mua.
  • Hóa đơn.
  • Biên bản bàn giao.
  • Nguyên giá.
  • Thời gian khấu hao.
  • Bảng khấu hao.
  • Khấu hao từng năm.
  • Tài sản đã thanh lý.
  • Hồ sơ thanh lý.
  • TSCĐ không còn sử dụng.
  • Đối chiếu sổ tài sản với BCTC.

W. CÔNG CỤ DỤNG CỤ

  • Danh sách CCDC.
  • Phiếu nhập.
  • Phiếu xuất sử dụng.
  • Biên bản bàn giao.
  • Thời gian phân bổ.
  • Chi phí phân bổ.
  • CCDC còn lại cuối kỳ.

X. GIAO DỊCH LIÊN KẾT

Nếu có:

  • Thành viên/cổ đông góp vốn.
  • Công ty liên quan.
  • Giám đốc và người thân.
  • Cho vay.
  • Mượn tiền.
  • Mua bán hàng hóa.
  • Dịch vụ.
  • Chuyển giá.
  • Hồ sơ xác định giao dịch liên kết.
  • Tờ khai giao dịch liên kết.
  • Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết nếu thuộc diện.

Y. BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Đối chiếu:

  • Bảng cân đối kế toán.
  • Báo cáo KQKD.
  • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
  • Thuyết minh BCTC.
  • Sổ cái.
  • Sổ chi tiết.
  • Bảng cân đối phát sinh.
  • Tờ khai VAT.
  • Tờ khai TNCN.
  • Quyết toán TNDN.
  • Số liệu trên BCTC phải khớp sổ kế toán.

Luật Kế toán yêu cầu BCTC được lập dựa trên số liệu sau khi khóa sổ và bảo đảm tính nhất quán giữa các kỳ.

Z. “BẢNG ĐỎ” – 20 RỦI RO PHẢI SOÁT TRƯỚC

Tôi sẽ ưu tiên kiểm tra 20 điểm này trước:

  • Hóa đơn đầu vào không có hàng thực tế.
  • Hóa đơn có hàng nhưng thiếu phiếu nhập.
  • Hàng nhập khẩu không khớp tờ khai.
  • Giá vốn không khớp hàng tồn kho.
  • Hàng tồn kho âm.
  • Doanh thu chưa xuất hóa đơn.
  • Tiền về nhưng không giải thích được.
  • Tiền ra nhưng không có chứng từ.
  • Công nợ ảo.
  • Công nợ quá lâu.
  • Nhà cung cấp rủi ro.
  • Chi phí không phục vụ kinh doanh.
  • Lương không có hồ sơ.
  • Lao động có lương nhưng không có HĐLĐ/chứng từ phù hợp.
  • Chi phí tiếp khách/công tác thiếu hồ sơ.
  • Chi phí lãi vay thiếu hồ sơ.
  • Chênh lệch ngân hàng – kế toán.
  • Chênh lệch kho – kế toán.
  • Chênh lệch tờ khai hải quan – kế toán.
  • Chênh lệch doanh thu – hóa đơn – BCTC.

Tôi đề xuất anh làm theo 5 tầng kiểm tra

Đừng làm A–Z một cách dàn trải. Với Việt Trung An Phát Đạt, tôi sẽ làm theo thứ tự:

TẦNG 1 – PHÁP LÝ

→ Công ty có đủ hồ sơ và ngành nghề/hoạt động phù hợp?

TẦNG 2 – DÒNG TIỀN

→ Tiền vào đâu? Tiền ra đâu? Có khoản nào không giải thích được?

TẦNG 3 – HÀNG HÓA

→ Mua ở đâu → nhập khẩu thế nào → kho ở đâu → bán cho ai?

TẦNG 4 – HÓA ĐƠN & THUẾ

→ Hóa đơn → VAT → TNCN → TNDN → quyết toán.

TẦNG 5 – SỔ SÁCH & BCTC

→ Sổ chi tiết → sổ cái → cân đối phát sinh → BCTC → tờ khai thuế.

AN PHÁT ĐẠT