Thay vì tiếp tục mở rộng sản phẩm, tìm thêm dự án và chạy doanh số, nên chuyển sang tư duy:
“Dọn nhà – chuẩn hóa – kiểm soát – rồi mới tăng tốc.”
Với công ty XNK thương mại, tôi đề xuất anh tập trung vào 7 khối vận hành sau:
- Pháp lý doanh nghiệp
- Tên, MST, ngành nghề
- Địa chỉ, người đại diện
- Điều lệ, thay đổi đăng ký
- Hợp đồng, ủy quyền, con dấu
- Hồ sơ pháp lý từng hoạt động XNK
- Thuế – kế toán – tài chính
- Rà soát toàn bộ sổ sách
- Công nợ phải thu/phải trả
- Tiền mặt, ngân hàng
- Hóa đơn đầu vào/đầu ra
- Thuế GTGT, TNDN, TNCN
- Chi phí hợp lệ
- Hồ sơ từng lô hàng nhập khẩu
- Đối chiếu kế toán ↔ ngân hàng ↔ hóa đơn ↔ tờ khai hải quan
- Nhân sự
- Hợp đồng lao động
- Hồ sơ nhân viên
- Lương, phụ cấp
- BHXH
- Chấm công
- Quy chế
- Phân quyền và trách nhiệm từng người
- Quy trình XNK
- Tiếp nhận nhu cầu
- Tìm nhà cung cấp
- Kiểm tra nhà máy
- Báo giá
- Hợp đồng
- Thanh toán
- QC
- Vận chuyển
- Hải quan
- Giao hàng
- Đối soát lợi nhuận
- Quản trị nhà cung cấp
- Danh sách nhà máy Trung Quốc
- Thông tin liên hệ
- Sản phẩm
- Giá
- MOQ
- Điều kiện thanh toán
- Năng lực sản xuất
- Lịch sử giao dịch
- Đánh giá chất lượng
- Quản trị khách hàng & công việc
- Danh sách khách hàng
- Báo giá đã gửi
- Đơn hàng
- Công nợ
- Lịch sử giao dịch
- Khách hàng tiềm năng
- Theo dõi từng cơ hội bán hàng
- Hệ thống quản trị nội bộ
- Quy trình chuẩn
- Mẫu biểu
- Lưu trữ hồ sơ
- Phân quyền
- Checklist
- Báo cáo tuần/tháng
- Kiểm soát dòng tiền
- Kiểm soát lợi nhuận từng đơn hàng
Tôi đề xuất tạm thời chưa mở rộng quá mạnh
Trong 1–2 tháng tới, mục tiêu không nhất thiết là “kiếm thật nhiều đơn hàng”, mà là:
Công ty phải biết rõ:
Tiền ở đâu → hàng ở đâu → hồ sơ ở đâu → khách hàng nào → nhà cung cấp nào → công nợ bao nhiêu → mỗi đơn hàng lời/lỗ thế nào → ai chịu trách nhiệm → việc gì đang tồn đọng.
Khi 7 khối này sạch và có quy trình, lúc đó anh mở rộng XNK sẽ nhẹ đầu hơn rất nhiều và ít rủi ro hơn.
