Bản tin nội bộ, Tư vấn XNK

CHECKLIST QUẢN TRỊ XUẤT NHẬP KHẨU

Đăng vào bởi AN PHÁT ĐẠT
05
Th2

✅ CHECKLIST QUẢN TRỊ XUẤT NHẬP KHẨU – THƯƠNG MẠI – KẾ TOÁN – THUẾ – HẬU KIỂM

🟦 GIAI ĐOẠN 0 – TIẾP XÚC KHÁCH HÀNG & KHẢO SÁT NHU CẦU

0.1. Thông tin người mua hàng (Buyer Profile)

☐ Tên công ty / cá nhân

☐ Mã số thuế

☐ Địa chỉ trụ sở

☐ Địa chỉ giao hàng

☐ Người phụ trách mua hàng

☐ Chức danh / quyền quyết định

☐ SĐT – Email – WeChat

☐ Điều kiện thanh toán mong muốn

☐ Deadline dự án

0.2. Khảo sát nhu cầu

☐ Tên sản phẩm

☐ Công năng / mục đích sử dụng

☐ Quy cách – tiêu chuẩn kỹ thuật

☐ Số lượng

☐ Ngân sách

☐ Yêu cầu chứng nhận / kiểm định

☐ Yêu cầu OEM – logo – bảo hành

🟦 GIAI ĐOẠN 1 – TƯ VẤN & XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN NHẬP KHẨU

1.1. Pháp lý – chính sách – thuế

☐ Xác định HS Code

☐ Thuế NK / VAT / TTĐB

☐ Giấy phép nhập khẩu

☐ Kiểm tra chuyên ngành / hợp quy

☐ Danh mục cấm / hạn chế

1.2. Phương án nhập khẩu

☐ Loại hình nhập (chính ngạch / ủy thác)

☐ Incoterms (EXW/FOB/CIF/DDP…)

☐ Phương thức vận chuyển

☐ Phương thức thanh toán quốc tế

☐ Đánh giá rủi ro

1.3. File tính hiệu quả phương án (BẮT BUỘC)

☐ Giá mua

☐ Chi phí nội địa Trung Quốc

☐ Cước vận chuyển quốc tế

☐ Bảo hiểm

☐ Thuế NK

☐ VAT

☐ Phí logistics – hải quan – kiểm tra

☐ Tổng giá vốn

☐ Giá bán dự kiến

☐ Doanh thu

☐ Lãi / lỗ

☐ Biên lợi nhuận (%)

🟦 GIAI ĐOẠN 2 – LỰA CHỌN & ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP

☐ Giấy phép kinh doanh / xuất khẩu

☐ Thông tin & hình ảnh nhà máy

☐ Năng lực sản xuất

☐ Kinh nghiệm xuất khẩu

☐ Giá & thời gian sản xuất

☐ Điều khoản bảo hành

☐ Điều khoản khiếu nại / phạt

🟦 GIAI ĐOẠN 3 – TRƯỚC SẢN XUẤT (Pre-Production)

☐ Ký hợp đồng ngoại thương

☐ Xác nhận spec / bản vẽ

☐ Duyệt mẫu

☐ Duyệt tem nhãn – Made in China

☐ Duyệt bao bì – đóng gói

☐ Timeline sản xuất

☐ Kế hoạch & tiến độ thanh toán

🟦 GIAI ĐOẠN 4 – TRƯỚC GIAO HÀNG (Pre-Shipment)

4.1. Chứng từ

☐ Invoice

☐ Packing List

☐ Bill nháp

☐ CO

☐ CQ / Test report

☐ Catalogue

4.2. Kiểm tra hàng

☐ Số lượng

☐ Model – kích thước

☐ Chất lượng (QC)

☐ Tem nhãn

☐ Test vận hành (máy móc)

4.3. Đóng container

☐ Pallet / kiện gỗ đạt chuẩn

☐ Chống ẩm – chống sốc

☐ Chèn lót container

☐ Chụp ảnh đóng cont

☐ Niêm chì

🟦 GIAI ĐOẠN 5 – VẬN CHUYỂN & THANH TOÁN QUỐC TẾ

☐ Booking tàu / xe

☐ Theo dõi lịch tàu – ETA

☐ Mua bảo hiểm hàng hóa

☐ Tracking

☐ Nhận Bill gốc / Telex Release

☐ Thanh toán quốc tế theo hợp đồng

☐ Chuẩn bị tiền thuế

🟦 GIAI ĐOẠN 6 – KHAI BÁO & THÔNG QUAN HẢI QUAN

☐ Tờ khai hải quan

☐ Đúng HS Code

☐ Đúng trị giá CIF

☐ Đúng mô tả hàng hóa

☐ Kiểm hóa (nếu có)

☐ Biên bản thiếu/hư hỏng (nếu phát sinh)

🟦 GIAI ĐOẠN 7 – NHẬN HÀNG – NHẬP KHO – QUẢN LÝ TỒN KHO

☐ Kiểm seal container

☐ Kiểm số kiện

☐ Đối chiếu Packing List

☐ Biên bản giao nhận

☐ Nhập kho

☐ Dán mã quản lý nội bộ

☐ Cập nhật tồn kho

🟦 GIAI ĐOẠN 8 – BÁN HÀNG & QUẢN LÝ CÔNG NỢ

☐ Ký hợp đồng bán hàng trong nước

☐ Theo dõi tiến độ giao hàng

☐ Theo dõi – đối chiếu công nợ khách hàng

☐ Xác nhận thanh toán

🟦 GIAI ĐOẠN 9 – XUẤT HÓA ĐƠN & CHỨNG TỪ CHO KHÁCH HÀNG

☐ Kiểm tra điều kiện ghi nhận doanh thu

☐ Xuất hóa đơn VAT đúng thời điểm

☐ Thông tin người mua – hàng hóa – thuế suất đúng

☐ Phiếu xuất kho

☐ Biên bản giao nhận

☐ CO / CQ / tài liệu kỹ thuật (nếu cam kết)

🟦 GIAI ĐOẠN 10 – BÀN GIAO HỒ SƠ CHO KẾ TOÁN THUẾ (BẮT BUỘC)

10.1. Hồ sơ nhập khẩu

☐ Hợp đồng ngoại thương

☐ Invoice – Packing List

☐ Bill of Lading

☐ Tờ khai HQ

☐ Biên lai thuế NK & VAT

☐ CO / CQ

☐ Hồ sơ KTCN / hợp quy

10.2. Hồ sơ thanh toán & chi phí

☐ Swift / LC / sao kê ngân hàng

☐ Phí ngân hàng – chênh lệch tỷ giá

☐ Hóa đơn vận chuyển – hải quan – kho bãi – bảo hiểm

10.3. Hồ sơ bán hàng

☐ Hợp đồng bán

☐ Hóa đơn VAT đầu ra

☐ Phiếu xuất kho

☐ Chứng từ thu tiền

🟦 GIAI ĐOẠN 11 – ĐỐI SOÁT, QUYẾT TOÁN & ĐÓNG HỒ SƠ LÔ HÀNG

☐ Đối chiếu giá vốn thực tế

☐ So sánh phương án vs thực tế

☐ Báo cáo lãi – lỗ lô hàng

☐ Đánh giá hiệu quả

☐ Chuẩn bị sẵn sàng kiểm tra thuế

🟦 GIAI ĐOẠN 12 – HẬU KIỂM SAU THÔNG QUAN (TRỌNG TÂM)

☐ Rà soát HS Code & chính sách

☐ Rà soát trị giá tính thuế

☐ Rà soát CO & ưu đãi thuế

☐ Rà soát thanh toán quốc tế

☐ Rà soát hạch toán kế toán

☐ Rà soát giá bán & hóa đơn đầu ra

☐ Chuẩn bị kịch bản làm việc với HQ/Thuế

🟦 GIAI ĐOẠN 13 – SẮP XẾP & LƯU TRỮ HỒ SƠ

13.1. Nguyên tắc

☐ Mỗi lô hàng = 01 bộ hồ sơ

☐ Mã lô / mã dự án thống nhất

☐ Lưu bản cứng + bản mềm

☐ Thời gian lưu ≥ 10 năm

13.2. Cấu trúc hồ sơ

☐ Hồ sơ hợp đồng

☐ Hồ sơ nhập khẩu & hải quan

☐ Hồ sơ ngân hàng & thanh toán

☐ Hồ sơ logistics & chi phí

☐ Hồ sơ kho – giao nhận

☐ Hồ sơ bán hàng & công nợ

☐ Hồ sơ kế toán – thuế – hậu kiểm

13.3. Truy xuất & kiểm soát

☐ Truy xuất ≤ 24h

☐ Phân quyền người cung cấp hồ sơ

☐ Tự kiểm tra định kỳ 6 tháng/lần

Soạn tên bìa hồ sơ chuẩn – dễ nhìn – dễ audit – dùng được cho cả bản cứng & folder máy tính, theo đúng logic kiểm toán – hải quan – thuế:

📁 1. HỒ SƠ HỢP ĐỒNG – PHÁP LÝ

Tên bìa đề xuất:

HỒ SƠ HỢP ĐỒNG & PHÁP LÝ NHẬP KHẨU – [Tên NCC] – [Số HĐ] – [Năm]

Ghi chú ngoài bìa (nhỏ):

Hợp đồng ngoại thương | Phụ lục | NDA | Báo giá | Incoterms

📁 2. HỒ SƠ NHẬP KHẨU & HẢI QUAN

Tên bìa đề xuất:

HỒ SƠ NHẬP KHẨU & THÔNG QUAN – TỜ KHAI SỐ [xxxx] – [Tháng/Năm]

Ghi chú ngoài bìa:

Invoice | Packing List | Bill | CO | CQ | KTCN | Catalogue

📁 3. HỒ SƠ NGÂN HÀNG & THANH TOÁN QUỐC TẾ

Tên bìa đề xuất:

HỒ SƠ THANH TOÁN QUỐC TẾ – [T/T – LC] – [Số HĐ] – [Năm]

Ghi chú ngoài bìa:

Ủy nhiệm chi | Swift | Sao kê | LC | Chứng từ ngân hàng

📁 4. HỒ SƠ LOGISTICS & CHI PHÍ

Tên bìa đề xuất:

HỒ SƠ LOGISTICS & CHI PHÍ NHẬP KHẨU – LÔ HÀNG [Tên hàng] – [Năm]

Ghi chú ngoài bìa:

Booking | Freight | THC | Local charge | Bảo hiểm | Hóa đơn hãng tàu

📁 5. HỒ SƠ KHO – GIAO NHẬN

Tên bìa đề xuất:

HỒ SƠ KHO & GIAO NHẬN – LÔ HÀNG [Mã lô] – [Ngày nhập kho]

Ghi chú ngoài bìa:

Biên bản giao nhận | Phiếu nhập kho | Biên bản thiếu/hư hỏng | Hình ảnh

📁 6. HỒ SƠ BÁN HÀNG & CÔNG NỢ

Tên bìa đề xuất:

HỒ SƠ BÁN HÀNG & CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG – [Tên KH] – [Năm]

Ghi chú ngoài bìa:

Hợp đồng bán | Báo giá | Hóa đơn GTGT | Biên bản giao hàng | Đối chiếu công nợ

📁 7. HỒ SƠ KẾ TOÁN – THUẾ – HẬU KIỂM

Tên bìa đề xuất:

HỒ SƠ KẾ TOÁN – THUẾ – HẬU KIỂM SAU THÔNG QUAN – LÔ [xxxx]

Ghi chú ngoài bìa:

Hạch toán giá vốn | Thuế NK | VAT | Quyết toán | Hậu kiểm HQ | Giải trình

💡 MẸO QUẢN LÝ CHUYÊN NGHIỆP (RẤT NÊN ÁP DỤNG)

  • Mã hóa đồng nhất:

    Năm – Mã NCC – Mã lô – Số HĐ

    👉 VD: 2026-CN01-LOT05-HĐ23

  • Bản mềm: Folder máy tính đặt y chang tên bìa

  • Màu bìa gợi ý:

    • Hợp đồng: Xanh đậm

    • Hải quan: Cam

    • Ngân hàng: Tím

    • Logistics: Xanh lá

    • Kho: Xám

    • Bán hàng: Xanh dương

    • Thuế – hậu kiểm: Đỏ

🎯 PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (KHUYẾN NGHỊ)

Bộ phận Giai đoạn
Kinh doanh / CSKH 0, 8, 9
Mua hàng 1–3
XNK / Logistics 4–6, 10, 12
Kho 7
Kế toán 5, 8–11, 12
Ban giám đốc Phê duyệt & kiểm soát

✅ KẾT LUẬN

Checklist này đã đạt mức HỆ THỐNG QUẢN TRỊ XNK – THƯƠNG MẠI – THUẾ HOÀN CHỈNH, đủ để:

  • Vận hành doanh nghiệp bài bản

  • Chống rủi ro hậu kiểm – truy thu

  • Làm SOP nội bộ & đào tạo nhân sự

  • Làm việc với khách hàng lớn / dự án

AN PHÁT ĐẠT